Auch für Tierschutzorganisationen ist eine gute Buchhaltung wichtig.
Auch Vereine und Tierschutzorganisationen sind gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet. Schließlich haben sie eine Rechenschaftspflicht gegenüber sowohl den Vereinsmitgliedern bzw. der Mitgliederversammlung als auch dem Staat. Letzteres ist wichtig, um beispielsweise eine Gemeinnützigkeit nachzuweisen. Zusätzlich fallen im Vereinswesen Steuern an: Abgesehen von gemeinnützigen Organisationen müssen alle Vereine eine Körperschaftssteuer entrichten. Sofern es sich um eine wirtschaftliche Tierschutzorganisation handelt, fällt zusätzlich die Gewerbesteuer, im unternehmerischen Bereich außerdem die Umsatzsteuer an.
Welche Formen der Buchhaltung gibt es?
Bei kleinen Tierschutzorganisationen reicht normalerweise eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung vollkommen aus. Der von der Mitgliederversammlung gewählte Kassenwart muss dann lediglich die Einnahmen und Ausgaben geordnet und getrennt voneinander aufführen. Die Kleingewerberegelung tritt allerdings nur in Kraft, wenn der Verein im vorherigen Jahr keinen Umsatz von mehr als 17,500 Euro sowie im aktuellen Jahr weniger als 50.000 Euro generiert. Sobald der Jahresumsatz jedoch über 600.000 Euro und der Jahresgewinn über 60.000 Euro liegt, sind eine Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) sowie eine Bilanz gesetzlich vorgeschrieben. Bei beiden Buchhaltungsformen gibt es Gliederungsvorgaben: Die Buchhaltung von Vereinen muss entweder dem EÜR-Vordruck entsprechen oder den rechtlichen Vorgaben für die GuV.
Buchhaltung einer Tierschutzorganisation
Obwohl es nicht vorgeschrieben ist, raten Experten zur Nutzung von folgenden drei Kontenrahmen:
1. SKR 49: Für Vereine und Stiftungen
2. SKR 99: Für die Gemeinnützigkeit. Auf dieses Konto fließen zum Beispiel die Spenden.
3. SKR 03: Hierbei handelt es sich um den Standardkontenrahmen.
Es kann durchaus sinnvoll sein, die Einnahmen und Ausgaben durch verschiedene Konten zu trennen. Dieses Vorgehen sorgt für mehr Übersichtlichkeit und Transparenz. Wichtig ist weiterhin, eine Bestandsliste zu führen. Alle Wertanlagen, über die ein Verein oder eine Organisation verfügt, werden in der Bestandsliste verzeichnet.
Sofern eine Tierschutzorganisation nicht über einen ausgebildeten Kassenwart oder einen Steuerberater verfügt, ist die Anschaffung einer speziellen Buchhaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen ratsam. Sie erleichtert nicht nur Laien die Buchhaltung einschließlich Jahresabschluss, viele Experten arbeiten ebenfalls mit einem Softwareprogramm.
Buchhaltung für gemeinnützige Tierschutzorganisationen
Sofern ein Verein gemeinnützig ist, wird die Buchhaltung etwas schwieriger. Zwar sind sie von allen Steuern befreit, dürfen allerdings auch keine Gewinne erzielen oder kommerziellen Tätigkeiten nachgehen. Die erhaltenen Mittel müssen außerdem zeitnah verwendet werden – der jeweilige Verwendungszweck muss transparent und ersichtlich aufgezeichnet werden.
Gemeinnützige Organisationen sind nur zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet. Sie müssen ihre Einnahmen und Ausgaben allerdings folgendermaßen gliedern:
Was es bei der Buchführung zu beachten gibt
Transparenz ist bei der Buchhaltung enorm wichtig. Die Inhalte müssen für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Daher ist es wichtig, dass keine Angaben unleserlich gemacht werden. Wenn zum Beispiel ein Kassenbuch geführt wird, darf ein fehlerhafter Eintrag lediglich durchgestrichen werden und wird anschließend neu aufgeführt. Überschreiben oder löschen ist verboten. Weiterhin müssen alle Geschäftsvorfälle fortlaufend datiert und in die dementsprechende Reihenfolge gebracht werden. Tierschutzorganisationen sollten außerdem darauf achten, dass zu allen Buchungen ein entsprechender Beleg vorliegt. Sofern es keinen Fremdbeleg gibt, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Nur so ist nachvollziehbar, wie die Einnahmen oder Ausgaben zustande gekommen sind. Einen detaillierten Überblick über diese Thematik gibt diese Präsentation von Friedrich Pflüger.
Tipp:
1. Im Nachhinein wird es schwierig, Buchungen den entsprechenden Belegen zuzuordnen. Empfehlenswert ist es hingegen, von Anfang an einen Ordner anzulegen, in dem die Rechnungen chronologisch und sicher aufbewahrt werden. Bei gemeinnützigen Tierschutzorganisationen sind verschiedene Ordner zu den einzelnen Punkten hilfreich.
2. Kassenbons sind meistens auf Thermopapier gedruckt. Das bedeutet, dass der Inhalt mit der Zeit ausbleicht und unkenntlich wird. Da Vereine ihre Unterlagen aber mindestens zehn Jahre aufbewahren müssen, sollten die Inhalte des Thermopapiers zusätzlich kopiert werden.
3. Vereine müssen nicht den kompletten Schriftverkehr aufheben. Überflüssige Dokumente wie E-Mails oder Briefe sind für die Buchhaltung irrelevant. Wichtig sind lediglich Rechnungen und Belege.
